Уважаемые партнеры!

Подготовка к работе с электронной транспортной накладной (ЭТрН)

С 1 сентября 2026 года при перевозке товаров автомобильным транспортом будет применяться электронная транспортная накладная (ЭТрН).

Мы со своей стороны будем оформлять электронную транспортную накладную и направлять ее вам как грузополучателю.

От вас потребуется подготовить возможность получения и подписания ЭТрН при приемке товара.

Чтобы переход прошел спокойно, рекомендуем заранее выполнить несколько простых шагов.

Что необходимо сделать грузополучателю

1. Подключить возможность работы с ЭТрН

Проверьте, через какую систему ваша организация будет получать и подписывать электронные документы.

Если вы уже работаете через оператора ЭДО (например, для получения УПД, счетов-фактур и других документов), уточните возможность работы с ЭТрН.

2. Получить электронную подпись

Для подписания ЭТрН потребуется электронная подпись.

Необходимо:

• проверить наличие действующей электронной подписи у организации;

• определить сотрудника, который будет подписывать документы при приемке товара;

• при необходимости оформить новую электронную подпись.

3. Оформить машиночитаемую доверенность (МЧД)

Если ЭТрН будет подписывать не руководитель организации, а другой сотрудник, необходимо заранее оформить машиночитаемую доверенность.

Например:

• кладовщик;

• управляющий;

• сотрудник склада;

• другой ответственный за приемку.

4. Назначить ответственного за приемку ЭТрН

Определите сотрудника, который будет:

• получать уведомления о поступлении ЭТрН;

• проверять данные документа;

• подтверждать приемку товара.

5. Подготовить сотрудников, принимающих товар

При получении поставки сотруднику необходимо будет:

1. открыть электронную транспортную накладную;

2. проверить данные по перевозке;

3. убедиться, что товар соответствует фактической поставке;

4. подписать ЭТрН.

Что проверять при приемке товара?

Перед подписанием ЭТрН рекомендуем проверить:

• наименование поставщика;

• наименование груза;

• количество мест;

• соответствие фактического товара документам;

• наличие повреждений упаковки.

Если при приемке выявлены расхождения:

• недостача;

• повреждение товара;

• несоответствие поставки;

необходимо зафиксировать это до подписания документа.

Чек-лист готовности грузополучателя

До начала работы с ЭТрН необходимо:

• подключить систему ЭДО;

• проверить работу с ЭТрН;

• получить действующую электронную подпись;

• оформить МЧД для сотрудников, подписывающих документы;

• назначить ответственного за приемку;

• ознакомить сотрудников с новым порядком работы.

Ответы для покупателей:

Самовывоз с привлечением перевозчика: кто становится грузоотправителем?

Популярный вопрос: «Мы (покупатель) нанимаем транспортную компанию, чтобы забрать товар со склада поставщика. Кто должен оформлять ЭТрН?»

Ответ: В этом случае ЭТрН оформлять необходимо, но делает это покупатель, а не продавец. Покупатель в данной ситуации выступает в роли грузоотправителя.

Рассмотрим логику законодательства. Согласно статье 2 Федерального закона № 259-ФЗ, грузоотправитель — это лицо, которое по договору перевозки выступает от своего имени и указывается в транспортной накладной. В сценарии с наемным перевозчиком именно покупатель заключает договор с транспортной компанией, оплачивает ее услуги и, следовательно, становится грузоотправителем.

Схема заполнения ЭТрН при этом выглядит следующим образом:

Грузоотправитель — покупатель (ООО «Магазин»).

Грузополучатель — также покупатель (ООО «Магазин»). В системе ставится отметка, что грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.

Перевозчик — транспортная компания, которую нанял покупатель.

Лицо, осуществляющее погрузку — продавец (поставщик), так как погрузка происходит на его складе.

Продавец в этой цепочке не является грузоотправителем и не отвечает за организацию перевозки. Однако он должен поставить отметку (КЭП) в разделе 8 ЭТрН, подтверждая, что груз был погружен на транспортное средство.

Обязанность оформлять перевозочные документы лежит на стороне, заключившей договор перевозки, то есть на покупателе (п. 6 ст. 8 закона № 259-ФЗ)

Покупатель забирает товар своим транспортом

Покупатель приезжает за товаром на собственном или арендованном автомобиле со своим водителем (предъявить путевой лист). Договор перевозки не заключается, поскольку покупатель везет свой собственный, уже приобретенный им товар. Оформлять ЭТрН при этом не нужно. В этом случае для оформления перемещения груза достаточно оформить товарную накладную или УПД.

Договор с транспортной компанией заключает Продавец (Поставщик) (товар с доставкой)

Продавец привлекает стороннего перевозчика для доставки товара покупателю. Стоимость доставки может быть уже включена в общую цену товара или выставляться покупателю отдельной строкой, но в любом случае заказчиком транспорта и плательщиком по договору перевозки является продавец.

В этой ситуации роли распределяются следующим образом:

Грузоотправитель: Продавец. Он же формирует первый титул ЭТрН.

Перевозчик: Транспортная компания.

Грузополучатель: Покупатель.